10 mai 2023
Selon Le Connecteur du 27 avril
L’heure de la fin de l’abondance a sonné. Et avec elle, notre façon d’organiser des événements. Mais repenser les formats en prenant en compte cette nouvelle contrainte offre de nouvelles pistes créatives qui permettent de réduire le coût écologique de l’organisation d’évènements, notamment en matière numérique.
Les effets négatifs sur le climat du secteur de l’événementiel, notamment professionnel – déplacements, séminaires, conférences, ateliers- ont été soulignés à de multiples reprises. Ces événements, qui restent indispensables pour le développement de projets ou la cohésion entre salariés, ont un coût écologique qu’il est aujourd’hui important de relever, au-delà de leur intérêt humain et professionnel.
Faut-il pour autant généraliser la virtualisation des événements ? Pourquoi pas, mais le numérique aussi a un coût en matière d’environnement. Angle mort de la décarbonation, la sobriété numérique est souvent reléguée au second plan, derrière la nécessité de réduire notre dépendance aux énergies fossiles. Pourtant, selon l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (ADEME), les activités numériques représentent 3,5% des émissions de CO2 dans le monde.
Comment l’événementiel peut-il trouver ce juste milieu entre présence et “à distance” ? Pistes de réflexions, dans un monde où la virtualisation ne doit pas être l’alpha et l’omega de l’événementiel, mais bien un atout qui doit être pensé en amont.
L’e-mail : élément faussement anecdotique des mauvaises pratiques
Selon un rapport publié dans l’International Journal of Environmental Studies, 19 % des émissions totales d’un événement virtuel sont produites par des réunions de planification pré-conférence. « L’envoi continu de mails entre collaborateurs avec les clients n’est pas toujours utile à tout le monde et pourtant, additionnés, ils ont un impact sur l’environnement », explique Fabienne Guilbert, directrice associée de Brainsonic Live. « Il est plus actuel et intelligent d’utiliser des modes collaboratifs pour les échanges afin de minimiser le nombre de pièces jointes et de mails. Utiliser des plateformes comme WeTransfer, qui détruisent automatiquement tous les fichiers partagés après une certaine date donnée, permet de réduire le bilan carbone de l’événement ».
L’envoi d’e-mail est aujourd’hui si ancré dans nos usages professionnels qu’il peine à être remis en question. Il se conserve dans le temps, se classe, se partage en un clic. En un mot, sa simplicité d’utilisation en a fait un outil indispensable pour les clients et collaborateurs. S’il n’est pas question de le supprimer de nos usages, ne faudrait-il pourtant pas collectivement rationaliser nos pratiques ? Car au-delà de son impact écologique, il peut symboliser une culture d’entreprise qui peine à sortir de la dépendance aux mails. « De nombreuses agences sont enlisées dans une culture informatique qui repose sur les mails, l’absence des termes de culture d’entreprise, d’organisation du travail et de collaboration », explique Frédéric Cavazza, expert sur les sujets de la transformation numérique.
L’usage de plateformes de communication collaborative, comme Slack ou Teams, permet ainsi de réduire considérablement son empreinte numérique, à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation. Un premier pas vers la sobriété énergétique, qui permet aussi de renforcer l’aspect collectif du travail. Mais comment passer à l’étape supérieure et rendre ses événements numériques plus sobres ?
Interroger ses pratiques et responsabiliser
La virtualisation de l’événementiel a de nombreux atouts pour les professionnels : les e-visiteurs n’ont plus à se déplacer et la portée des événements est décuplée, des économies de moyens et de temps sont faites en matière d’organisation et leur viralité numérique peut prendre une ampleur nouvelle (moteurs de recherches, SEO, présence sur les réseaux, etc).
Toutefois, leur empreinte écologique est plus complexe à mesurer : stockage de données, bande-passante utilisée, multiplications d’équipements informatiques, etc. Comment trouver la bonne balance ? « Il faut aussi être dans cette démarche d’accepter nos déviances. En tant qu’agence, nous essayons d’être dans une logique de créer des événements les plus éco-responsables possible », reprend la directrice de Bransonic Live. « (…) On va parfois être dans une course à la qualité en ligne. Avec l’installation de caméras 4K, la diffusion en ultra HD, ce genre de choses. On n’a pas forcément besoin de cela ». Et si la sobriété numérique passait avant tout par un questionnement : mon événement va-t-il avoir besoin de ce type de matériel à fort impact écologique ? Est-il possible de couper le stream pendant la pause ? Pouvons-nous sensibiliser les participants au cours de l’événement lui-même ?
L’objectif est de rationaliser, centraliser et optimiser chaque maillon de la chaîne parce qu’on maîtrise mieux ce que l’on peut mesurer. Quitte, parfois, à préférer un événement local et physique plus maigre en ressource. « Trouver un lieu bien desservi par les transports en commun, commander un traiteur qui utilise des produits locaux, utiliser des produits recyclables, des éclairages à basse consommation… Il existe un tas de façons de rendre nos événements moins polluants », conclut Fabienne Guilbert.
Pour en savoir sur les bonnes pratiques de sobriété numérique et réduire son impact lorsque l’on est une agence de communication événementielle, téléchargez le guide de LÉVÉNEMENT !
19 mars 2023
Très développé dans les années 80 aux Etats-Unis, puis dans les années 90 en Grande Bretagne, le concept de Venue Finder est arrivé en France dans les années 2000.
C’est aujourd’hui un acteur incontournable du MICE, un spécialiste de l’évènementiel.
Organiser un séminaire n’est pas évident, surtout quand vous n’avez pas le temps et que vous ne savez pas où et comment chercher. Votre responsable vous demande de trouver LE lieu qui enchantera tous les participants et qui restera ancré dans leurs mémoires, tant par la découverte d’un endroit insolite, que par le contenu des réunions ou encore par un team building fédérant les équipes.
Cette nouvelle mission, très chronophage, pourra vite devenir complexe et décourageante !
C’est dans ce contexte que le Venue Finder vous apportera tout son savoir faire.
Fort de son expérience, de son professionnalisme et après la prise de votre brief, le Venue Finder mettra en concurrence plusieurs lieux après avoir vérifié leur disponibilité et leur adéquation avec votre cahier des charges. Très rapidement (24/48h), vous recevrez différentes propositions tarifaires et techniques que vous pourrez proposer à votre responsable et ce, à des tarifs très compétitifs.
En effet, le Venue Finder négocie les meilleurs tarifs, sans pour autant perdre en qualité de service.
Il vous conseillera et vous recommandera les lieux les plus appropriés et vous mettra en relation avec ceux qui ont retenu votre attention. Le choix final restant sous votre responsabilité.
L’ensemble des recherches concernant votre demande est totalement gratuit.
Agissant en qualité d’apporteurs d’affaires, le Venue Finder est rémunéré par les lieux qui s’engagent à ne pas majorer leurs tarifs du fait du versement d’une commission.
Transparence, réactivité, fluidité, parfaite connaissance des lieux et négociation des tarifs sont les points forts qui qualifient le mieux un Venue Finder.
26 janvier 2023
Une plateforme événementielle permet de créer un parcours d’audience, enrichi d’un contexte d’événement interactif et intelligent quand elle est articulée avec une application mobile.
Pour bien choisir une plateforme événementielle, celle-ci doit apporter des points de contact numériques, et octroyer des captures de données pré et post événementiel. Pour ce faire, elle doit bénéficier d’outils tels
• des pages d’atterrissage,
• des étiquettes de contenu et d’intérêt,
• des pistes de codes QR,
• un smart réseautage,
• des questions-réponses,
• des sondages interactifs,
• des notifications push,
• une messagerie interactive.
A travers ces données, il doit être possible d’inviter des personnes à des communautés en ligne spécifiques à un sujet donné, leur permettant d’accéder à des contenus et à des webinaires ciblés. De là, elles pourront déclencher des invitations à des événements futurs avec des sessions qui correspondent à leurs intérêts.
La plateforme événementielle doit être capable de gérer aisément tous les aspects numériques de l’événement, depuis l’inscription, le contenu et toutes les demandes particulières, depuis les aspects logistiques jusqu’au post-test. Pour cela, la plateforme doit être munie d’un processus de configuration simple permettant d’accéder aux participants et d’organiser les sponsors rapidement, avec des modèles élégants et rapides à personnaliser. De ce fait, il sera aisé de créer les ordres du jour des sessions et de cloner l’environnement de l’application mobile et les environnements d’événements virtuels.
Une plateforme événementielle permet de prolonger le cycle de vie de l’événement et de proposer aux participants un contenu personnalisé selon leurs intérêts. Et, si la plateforme choisie donne des balises, le contenu pourra être découvert, en totalité ou partiellement, sur la plateforme et sur les moteurs de recherche, permettant de
• créer des articles,
• télécharger des fichiers PDF,
• ajouter des passerelles d’événements pour les webinaires, les réseaux et les tables rondes,
• offrir aux sponsors des possibilités de communication parfaitement ciblées.
11 janvier 2023
23 novembre 2022
Au delà d’être une plateforme d’inscription avec l’éventuel paiement en ligne et facturation, la gestion des accueils et des hébergements…, une plateforme d’événement digital est un espace web dédié à un événement qui permet aux participants -et aux participants seulement- d’accéder à tous les services proposés autour d’un événement.
De type extranet, le site d’un congrès, un BtoB meeting ou un événement corporate est LE carrefour de l’événement dans lequel les participants trouvent le programme, les intervenants, mais aussi directement les sessions et les prises de paroles, potentiellement diffusables en live ou en différé, voire en VOD. La plateforme web facilite l’organisation d’un événement à plusieurs phases, intégrant par exemple une journée de convention et la création de sous-groupes de travail, de temps partagés d’échanges, des temps forts communs ou d’une zone de démonstration des innovations.
Le site web dédié est une interface unique qui accueille les participants avant l’événement (inscriptions, paiements en ligne, recueil des attentes, pré-information…), pendant (gestion des accueils -QR code, badges…-, diffusions des contenus, quizz, votes et interactions…) et après l’événement (post test, rediffusions, dont les meilleurs moments…).
Un tel outil n’est pas nouveau.
Il est né pour les congrès où son usage est devenu la norme depuis une quinzaine d’années pour démultiplier les expériences des participants qui choisissent leur parcours en fonction de leurs attentes dans un environnement captif, sécurisé et dédié à l’événement.
Il existe pour les événements physiques depuis les années 2000, permettant la diffusion a priori des informations logistiques et a posteriori des meilleures séquences, best of (photos et vidéos), post tests, …et des kits de communication pour redescendre les messages clés au plus près du terrain.
Avec la crise sanitaire, le modèle a été élargi aux besoins des événements “phygitaux”, en s’appuyant sur un plateau de type broadcast pour la création des contenus, et en incorporant live streaming et visio conférence avec un design amélioré pour fluidifier les flux. Dans le même temps, internet et la fibre ont remplacé les liaisons satellites complexes, accélérant les interconnexions en multiplex, et la technologie a permis de multiplier les angles de prises de vues (caméras tourelles…), permettant de dynamiser les contenus diffusés en ligne dans des coûts maitrisés.
Nombreux sont les prestataires numériques qui proposent des solutions digitales de gestion d’événements, personnalisées et sur-mesure. Ils brandent leur plateforme aux couleurs de la marque cliente, maitrisent la gestion multilingue… et offrent beaucoup d’autres possibilités, telles des fonctionnalités de networking (pour échanger avec les autres participants et les intervenants par chat ou visio). Et, pour “événementialiser l’événement”, plusieurs fonctionnalités de type espaces partenaires, exposition virtuelle, gestion des speakers, coulisses virtuelles…, et autre making of peuvent aussi être proposées.
Il convient toutefois de s’assurer que l’offre correspond bien au besoin de l’entreprise. Et pour identifier le bon partenaire, trois clés de réussite s’imposent :
– la rédaction précise d’un cahier des charges exhaustif des besoins et des attentes,
– une consultation sur 4 à 5 faiseurs qui détailleront leurs réalisations passées, les contacts de leurs références et leurs projets de développements techniques,
– la contribution de la DSI de l’entreprise cliente pour superviser les aspects d’interfaçage, d’authentification et de sécurité.
