Le digital appliqué aux événements, un incontournable pour la réussite des événements corporate

Au delà d’être une plateforme d’inscription avec l’éventuel paiement en ligne et facturation, la gestion des accueils et des hébergements…, une plateforme d’événement digital est un espace web dédié à un événement qui permet aux participants -et aux participants seulement- d’accéder à tous les services proposés autour d’un événement. 

De type extranet, le site d’un congrès, un BtoB meeting ou un événement corporate est LE carrefour de l’événement dans lequel les participants trouvent le programme, les intervenants, mais aussi directement les sessions et les prises de paroles, potentiellement diffusables en live ou en différé, voire en VOD. La plateforme web facilite l’organisation d’un événement à plusieurs phases, intégrant par exemple une journée de convention et la création de sous-groupes de travail, de temps partagés d’échanges, des temps forts communs ou d’une zone de démonstration des innovations.

Le site web dédié est une interface unique qui accueille les participants avant l’événement (inscriptions, paiements en ligne, recueil des attentes, pré-information…), pendant (gestion des accueils -QR code, badges…-, diffusions des contenus, quizz, votes et interactions…) et après l’événement (post test, rediffusions, dont les meilleurs moments…).

Un tel outil n’est pas nouveau. 

Il est né pour les congrès où son usage est devenu la norme depuis une quinzaine d’années pour démultiplier les expériences des participants qui choisissent leur parcours en fonction de leurs attentes dans un environnement captif, sécurisé et dédié à l’événement. 

Il existe pour les événements physiques depuis les années 2000, permettant la diffusion a priori des informations logistiques et a posteriori des meilleures séquences, best of (photos et vidéos), post tests, …et des kits de communication pour redescendre les messages clés au plus près du terrain.

Avec la crise sanitaire, le modèle a été élargi aux besoins des événements “phygitaux”, en s’appuyant sur un plateau de type broadcast pour la création des contenus, et en incorporant live streaming et visio conférence avec un design amélioré pour fluidifier les flux. Dans le même temps, internet et la fibre ont remplacé les liaisons satellites complexes, accélérant les interconnexions en multiplex, et la technologie a permis de multiplier les angles de prises de vues (caméras tourelles…), permettant de dynamiser les contenus diffusés en ligne dans des coûts maitrisés. 

Nombreux sont les prestataires numériques qui proposent des solutions digitales de gestion d’événements, personnalisées et sur-mesure. Ils brandent leur plateforme aux couleurs de la marque cliente, maitrisent la gestion multilingue… et offrent beaucoup d’autres possibilités, telles des fonctionnalités de networking (pour échanger avec les autres participants et les intervenants par chat ou visio). Et, pour “événementialiser l’événement”, plusieurs fonctionnalités de type espaces partenaires, exposition virtuelle, gestion des speakers, coulisses virtuelles…, et autre making of peuvent aussi être proposées. 

Il convient toutefois de s’assurer que l’offre correspond bien au besoin de l’entreprise. Et pour identifier le bon partenaire, trois clés de réussite s’imposent : 

– la rédaction précise d’un cahier des charges exhaustif des besoins et des attentes, 

– une consultation sur 4 à 5 faiseurs qui détailleront leurs réalisations passées, les contacts de leurs références et leurs projets de développements techniques,

– la contribution de la DSI de l’entreprise cliente pour superviser les aspects d’interfaçage, d’authentification et de sécurité.