L’intérêt de solliciter un contrôleur des coûts

Commençons par une illustration de l’activité d’un Chef de Projet Evénementiel.

Un extrait du très bon livre “Just Whaou !” de Christophe Pascal et Olivier Turco aux éditions Bréal.

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Un événement exige la prise en compte d’une multitude de paramètres, de nature différente, de naviguer avec aisance et volupté dans une palette infime de domaines divers et variés : l’expression orale et écrite, la vente, la communication, la comptabilité et la production, le juridique, la logistique, la régie, la gastronomie et l’œnologie, la restauration et ses services, la décoration, la mode, le design, l’architecture d’intérieur, la mise en scène, la lumière, le son, l’Image, les nouvelles technologies, la direction de comédiens ou d’animateurs, …, et maîtriser de manière innée et précise leurs pratiques et leurs codes, leur terminologie et leurs usages, tout en étant au courant des toutes dernières tendances, des nouveaux lieux à la mode, buzz et autres rumeurs….
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Le tout, et toujours, le pied sur l’accélérateur à 200 km/h dans une descente.
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Dans le contexte actuel d’annonceurs qui n’ont pas toujours les idées précises des messages qu’ils souhaitent dégager, ni sur les cibles auxquelles ils veulent d’adresser.

Alors ?
Alors, entre cahier des charges pas toujours bien cadré (quand il existe), une Direction Générale qui a ses exigences -quelquefois contradictoires-, la pression d’une Direction des Achats pour qui ce sera de toutes façons trop cher et le Contrôle de Gestion qui entend limiter les dépenses, le Chef de Projet événementiel d’un annonceur -souvent jeune et pas toujours expérimenté- va devoir conjuguer des talents et apprendre à ménager les susceptibilités.

Avant d’arriver au bord de l’implosion, il y a une solution. Solliciter une expertise reconnue dans le métier, qui saura conseiller et guider les acteurs vers les prestations au plus pertinent et au juste prix, dans le respect de la qualité attendue, des délais imposés par le planning et d’une durabilité cohérente avec les valeurs de l’entreprise.
Quelques illustrations :
Un effet whaou vu des participants ne nécessite pas nécessairement le formidable concept technologique coûteux défendu par le Directeur de Création ou le Scénographe.
La rémunération des métiers intervenant est normale, mais il est mieux de bien en connaitre les règles et les usages.
Il en va de même pour les matériels loués ou achetés. Entre taux de remise et coefficient de durée, et qui ne sont pas les mêmes dans toutes les activités, on peut vite perdre pied, ou …payer cher une prestation !
Certes, tout se discute. Mais c’est plus facile de se comprendre en parlant la même langue.

Il est donc prudent d’associer une fonction de conseil et contrôle des coûts auprès du Chef de Projet événementiel.
Dès la construction du cahier des charges, il va poser les bonnes questions et s’assurer que les éléments sont complets et pertinents, pour éviter les incompréhensions « justifiants » ensuite des suppléments. Il va aider à cadrer le projet.

Il a des process et des outils d’analyse  pour évaluer les retours agences et prestataires, au bénéfice de l’équipe projet, mais aussi au bénéfice de l’agence et des prestataires (on a déjà vu des oublis involontaires dans un devis).
Il va négocier les propositions, seul ou en concertation avec les métiers internes de l’entreprise (Direction des Achats par exemple). Il a un solide réseau d’agences et prestataires. Par sa pratique et ses référentiels de prix, il connait les coûts et a le réseau pour trouver ce qu’il cherche.
Il intervient dans le suivi de production et s’assure que les prestations vendues sont bien présentes sur le terrain.
Il dresse le bilan et rédige des recommandations (mini audit de fin de projet) qui sont appréciés des fonctions contrôle de gestion.

Et son coût est très largement amorti… .